Podrška specifičnim procesima

Skalabilnost i velika fleksibilnost Microsoft platforme na kojem je Centrix rješenje zasnovano daje nam mogućnost da ga prilagođavamo sukladno specifičnostima naših korisnika.


1. MINISTARSTVO KULTURE - FINANCIRANJE JAVNIH POTREBA 

Do uvođenja Centrixa Ministarstvo kulture je cijelo uredsko poslovanje vodilo na „tradicionalan“ način, odnosno ručno što je prouzrokovalo mnogo problema. Neki od njih su skup i neefikasan način evidentiranja akata i predmeta (puno prepisivanja), teško pretraživanje predmeta i akata, nemogućnost određivanja statusa predmeta (kod koga i u kojem statusu se predmet trenutno nalazi) te učestala evidencija klasa i urudžbenih brojeva koji nisu u skladu s planom klasifikacijskih oznaka.
Pored problema vezanih s uredskim poslovanjem, postojao je i cijeli niz problema s procesom financiranja javnih potreba.

Rješenje:
  • Uvođenje sustava započelo je u rujnu 2004. godine snimkom poslovnih procesa i implementacijom modula Centrix Pisarnica i Centrix Otprema. Nakon snimke uslijedila je opsežna analiza podataka koji se prikupljaju kroz proces financiranja javnih potreba, te izrada zajedničkih dodirnih točaka – izrada centraliziranog adresara ministarstva, sistematizacija šifrarnika, izrada zajedničkih predložaka dokumenata kao podloga za kvalitetno izvješćivanje;
  • Druga faza projekta bila je implementacija rješenja, podešavanje prava pristupa korisnicima i grupama korisnika, te izrada tijeka predmeta i izvještaja za sve faze procesa;
  • Zadnja faza projekta bila je obuka korisnika za rad sa sustavom, te unos zaprimljenih podataka u sustav i odobravanje sredstava na osnovu unesenih podataka. Cijeli proces implementacije završen je u ožujku 2005. godine kada su kroz novi sustav odobreni prvi Ugovori o financiranju javnih potreba u Ministarstvu kulture.

Uvođenje centraliziranog adresara omogućilo je:

  • korištenje jednom upisanih podataka o klijentu (naziv, adresa, telefon, e-mail) za bilo koju vrstu komunikacije;
  • jednostavniju otpremu pošte kroz automatsko generiranje kuverti za odlaznu poštu;
  • kvalitetno izvješćivanje – broj odobrenih programa po županijama, gradovima, pošiljateljima i sl.

4 segmenta zaprimanja i obrade zahtjeva za financiranje (video prikazi):

Izvještajni sustav ugrađen u Centrix došao je do punog izražaja te je za potrebe kabineta Ministra moguće izraditi izvještaje o utrošenim sredstvima u samo nekoliko klika mišem. Također na osnovu prikupljenih strukturiranih podataka moguće je planirati sredstva za slijedeći period.
Pored toga, izvještajni sustav Centrixa omogućava praćenje unosa predmeta i usporedbu između različitih uprava ministarstva, te različitih djelatnika omogućavajući pravovaljanu reakciju nadređenih uslijed nezadovoljavajućih rezultata (primjerice sustav je pomogao u preraspodjeli posla između korisnika kako bi cijeli posao bio završen u određenom roku).
Ostvarena prednost koju svakako treba istaknuti je i ubrzanje poslovnog procesa financiranja javnih potreba.
Već u prvoj godini proces je značajno skraćen u odnosu na prethodne godine, te je umjesto 9 mjeseci trajao oko 6 mjeseci. Za očekivati je da će u ovoj te slijedećoj godini proces financiranja javnih potreba u Ministarstvu kulture biti skraćen na svega 3 mjeseca, a uvođenjem mogućnosti on-line prijave zahtjeva očekujemo da će se taj rok smanjiti na samo 30 – 40 dana.



2. GRADSKI URED ZA POLJOPRIVREDU I ŠUMARSTVO, Grad Zagreb

Jedan od specifičnih projekata svakako je bio projekt implementacije informacijskog rješenja za podršku procesu pregleda subvencioniranja poljoprivrednih gospodarstava u Gradski ured za poljoprivredu i šumarstvo čija je primarna djelatnost poticanje razvoja i unapređenja poljoprivrede na području Grada Zagreba i njegova prstena temeljem programa poticanja razvitka poljoprivrede i šumarstva na području Grada Zagreba.
Uspješnom završetku projekta prethodile su snimka i analiza stanja, tehnička priprema sustava, te priprema procesa rada i obuka djelatnika.
Ovo specijalizirano programsko rješenje omogućuje Gradskom uredu kvalitetnu evidenciju subvencioniranja poljoprivrednika koji poljoprivredno zemljište ili objekte imaju na području Grada Zagreba ili Zagrebačke županije, odnosno praćenje lokalnih subvencija u sektoru poljoprivrede. Gradskom uredu je implementacijom programskog rješenja uvelike olakšan proces praćenja korištenja zemljišta, a ostvaren je i detaljan uvid u popis broja i vrste stoke kod poljoprivrednika.  Implementacija je zaokružena izvještajnim sustavom koji je pogodan za detaljnije analize na području subvencioniranja poljoprivrednika.