6 koraka do modernog i digitaliziranog ureda

3 studenoga, 2021
6 koraka do modernog i digitaliziranog ureda

Digitalizacija ureda polako postaje pravilo, a ne izuzetak. Iako je proces prebacivanja papirnatih dokumenata na kompjuter spor, istovremeno je nezaustavljiv.

Dojam dugotrajnosti i kompliciranosti procesa digitalizacije može demotivirati organizacije, no svaka se vrsta poslovanja unaprjeđuje prelaskom na digitalni ured. Zbog toga, organizacije koje ne prijeđu na digitalno poslovanje brzo zaostaju za konkurencijom. Srećom, postoje koraci koje se mogu pratiti kako bi prelazak na digitalno poslovanje bilo jednostavnije i brže.

U nastavku ćemo ih navesti nekoliko.

1.  Napravite plan

Nije dovoljno odlučiti da želite prijeći na digitalni ured. Morate jasno definirati svoje ciljeve i imati spreman detaljan plan postupka. Ne postoji ispravna šablona koju morate pratiti – digitalizacija se razlikuje za svako poslovanje.

No, ako znate zašto želite digitalizirati svoje poslovanje, lakše ćete se povezati sa svojim partnerima i/ili zainteresiranim stranama, te pružateljima usluga. Uz to, dobro razrađen plan će vam pomoći dovršiti digitalizaciju kvalitetno i na vrijeme.

2.  Nije potrebno digitalizirati sve

U sklopu gore navedenog plana, poželjno je provesti detaljnu reviziju dokumentacije kako bi se odlučilo što digitalizirati. Možda ćete nakon revizije odlučiti da ipak želite sve digitalizirati, ali zapamtite da to nije nužno.

Ako imate dokumente koji vam više ne trebaju, stare račune kod kojih više ne postoji obveza čuvanja i slično, spremite ih u fizičku arhivu ili ih zbrinite na siguran način. Tako ćete uštedjeti vrijeme, novac i gigabajte prostora.

3.  Održavajte kontakt sa zaposlenicima

Ovaj korak obavezno pratite od početka do kraja digitalizacije, kako biste izbjegli otpor kod svojih zaposlenika. Detaljno objasnite što radite i zašto: ljudi se boje da će im tehnologija oduzeti posao, a na vama je da ih umirite.

Pobrinite se da rukovoditelji vode dobrim primjerom, kako bi potaknuli djelatnike na prihvat digitalizacije. Uz to, organizirajte obuku tijekom tranzicije – na taj način će organizacija lakše prijeći na iduću razinu, a vaši će se djelatnici osjećati uzbuđeno i samouvjereno.

4.  Mobilna tehnologija

Danas puno više vremena provodimo na svojim pametnim telefonima nego na kompjuterima. Zato je bitno osigurati mobilni pristup poslovanju, jer se u suprotnom to može negativno odraziti na vašu organizaciju.

Stoga, ako surađujete s vanjskim pružateljem usluga u svrhu digitalizacije, provjerite podržava li njihov proizvod mobilni pristup.

5.  Isplanirajte sigurnost

Ne moramo objašnjavati koliko je bitno imati plan sigurnosne zaštite prilikom prelaska na digitalini ured. Time štitite svoje poslovanje, interne podatke, ali i privatne podatke korisnika i klijenata, kako zakoni nalažu. Iako postoji rizik od hakiranja, vaši su dokumenti svakako sigurniji u digitalnom obliku.

Papirnati dokumenti mogu biti uništeni, primjerice, u požaru, što može značiti kraj vašeg poslovanja. Digitalizacija smanjuje broj nesreća koje se mogu dogoditi vašim dokumentima, a uvođenjem kvalitetnog plana sigurnosti možete opušteno nastaviti svoje poslovanje.

6.  Analizirajte povratne informacije

Bitno je voditi računa o mišljenju korisnika. Vaš tim bi trebao analizirati reakciju korisnika u svakoj fazi digitalizacije – od alfe, preko bete, sve do završne faze. Mišljenja korisnika će uvelike pomoći u otkrivanju problema, bugova, gdje treba uvesti promjene i što treba poboljšati. Nakon što pustite sustav u rad, nastavite ispitivati korisnike i pratiti njihovo zadovoljstvo pružanom uslugom.

Dobrobit je dvostruka: vama će biti lakše definirati kako učiniti svoje poslovanje boljim, a paralelno će vaš trud povećati zadovoljstvo krajnjih korisnika, koji će vam se rado vraćati.

Zaključak

Digitalizacija poslovanja može zvučati zaštrašujuće i komplicirano. Svakako, radi se o dugotrajnom procesu, ali koji izrazito pozitivno utječe na sve vrste poslovanja.

Zbog toga se preporuča svim tvrtkama – ako još niste, prijeđite na digitalno!

Trebate kvalitetnog i pouzdanog partnera, koji će vas pratiti tijekom cijelog postupka i pružati vam pomoć i podršku? Kontaktirajte nas već danas!

Share This