Koje su osobine idealnog sustava za upravljanje uredskim poslovanjem?

23 svibnja, 2021
Koje su osoboine idealnog sustava za upravljanje uredskim poslovanjem

Uredsko poslovanje se definira kao dio poslovanja tijela javne uprave, upravnih organizacija i pravnih osoba s javnim ovlastima. Uredsko poslovanje u užem smislu podrazumijeva zaprimanje, razvrstavanje i upisivanje akata, te obradu, otpremu i arhiviranje istih. U širem smislu, uredsko poslovanje uključuje izvješćivanje o aktima, izradu godišnjih izvješća, vođenje evidencije i nadzor državnih i internih propisa. Sve navedeno je danas nezamislivo bez tehnologije – hardvera i softvera koji olakšavaju i ubrzavaju spomenute poslove. No, što dobar softver za uredsko poslovanje treba pružati svojim korisnicima? 

1. Sigurnost

Javna uprava obrađuje mnoge predmete i upravlja mnogim pismenima. Navedena pismena često sadrže veliku količinu podataka, koji mogu biti osobni ili povjerljivi. Bitno je, stoga, raditi sa sustavom koji garantira visoku stopu sigurnosti kako bi se ti podaci zaštitili. Kvalitetan sustav za upravljanje uredskim poslovanjem mora omogućiti definiciju protokola pristupa za svaki pojedinačni predmet i/ili pismeno. Također, korisnici moraju moći pratiti verzije svakog pismena, na način da znaju tko je i kada mijenjao iste. 

2. Kontrola procesa

Najčešće, javna tijela vode više predmeta istovremeno, koja sadrže raznu dokumentaciju i dijele se na više koraka. Kako bi se izbjegla konfuzija, zaprimljena pismena se moraju centralizirati te je potrebno osigurati standardizaciju poslovnih procesa. Zato kvalitetan sustav za upravljanje uredskim poslovanjem mora u svakom trenutku osigurati praćenje i izvješćivanje o statusu predmeta i pripadajućih pismena. Time se ubrzavaju sami procesi i lakše je upravljati poslovanjem. 

3. Ažurnost i produktivnost

Uz kvalitetan sustav, zaposlenici mogu postati produktivniji i ažurniji u izvršenju posla. Naime, sustav može olakšati praćenje napretka samog predmeta te pravilno izvršavanje zadataka zaposlenika. Unutar sustava treba biti moguće uspostaviti lanac odgovornosti za predmet i osigurati kontrolu pristupa, o čemu smo već pričali. 

4. Arhiva

Jedna od najbitnijih karakteristika kvalitetnog sustava za upravljanje uredskim poslovanjem je postojanje arhive unutar istog. Arhiva omogućuje pristup svim dokumentima u bilo kojem trenutku, što je neophodno za brzo i kvalitetno rješavanje predmeta. Također, arhiva mora biti sigurna, u smislu da je pristup dozvoljen samo ovlaštenim korisnicima. 

5. Komunikacija

Dobar sustav mora osigurati sigurnu i brzu komunikaciju između javnopravnih tijela, te između javnopravnih tijela i građana. Komunikacijski kanali moraju biti stoga zaštićeni, uz korištenje lozinki i digitalnih potpisa. Određeni se procesi mogu i automatizirati, a korištenjem ustanovljenih obrazaca drugi se procesi brzo rješavaju. Djelatnici, kao i građani koji postave upit, mogu biti obaviješteni o statusu predmeta. 

6. Ušteda

Gore navedene ažurnost i produktivnost djelatnika svakako utječu i na smanjenje sveukupnih troškova. Ušteda se ostvaruje i u konkretnim slučajevima, na primjer zamjenom tradicionalne komunikacije poštom modernom i sigurnijom alternativom razmjene dokumenata direktno iz samog sustava. 

Zaključak

Osobine idealnog sustava

Tražite li sustav za upravljanje uredskim poslovanjem, ne smijete pristati na kompromise već trebate tražiti najbolje što tržište može ponuditi. Puno će sustava nuditi neke od gore navedenih usluga, no možda neće sadržavati sve. Na sreću, sustav Centrix2 pruža sve spomenute usluge i još više od toga. Moderan je i pomaže vam stvoriti “ured bez papira”. Digitalizira i optimizira vaše poslovanje, povećava sigurnost kontrolom pristupa, i omogućuje nadzor nad svim procesima poslovanja. Želite li dodatne informacije o Centrix2 softveru, slobodno nas kontaktirajte.

O Omega Software

Omega Software je tvrtka koje se bavi razvojem i integracijom cjelovitih ICT rješenja i tehnologije. U okviru naših rješenja implementiramo Centrix2 – suvremeno, cjelovito i sveobuhvatno rješenje za upravljanje uredskim poslovanjem. Naša snaga počiva na preko 200 stručnjaka, poslovnih konzultanata i razvojnih inženjera koje zapošljavamo. Konstantno se educiramo i razvijamo te se ponosimo našim multidisciplinarnim znanjem. Svim našim partnerima pristupamo individualno, ovisno o izazovima i potrebama. Suradnjom s Omega Softwareom dobivate pouzdanog partnera na kojeg uvijek možete računati.
Pročitajte više o nama.

Share This