Evidencija, organizacija i kontrola dokumenata

Pismohrana

Pismohrana je suvremeno, cjelovito i sveobuhvatno rješenje za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom i procesima.

Pismohrana je u potpunosti usklađena sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, dok su podaci u Pismohrani oblikovani prema Međunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva ISAD(G) i Međunarodnoj normi arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji ISAAR(CPF). Nositelj je certifikata ISO 15489 koji jamči sukladnost i poštivanje najboljih svjetskih normi i praksi postavljenih na sustave i procese za upravljanje dokumentacijom i popratnim procesima i rokovima.

Korištenje pismohrane

Pismohrana omogućava:

N

Digitalizaciju upravljanja gradivom

N

Optimizaciju upravljanja gradivom

N

Standardizaciju upravljanja gradivom

N

Kontrolu pristupa, pregleda, rada po gradivu

N

Praćenje pristupa gradivu

Značajke pismohrane

Sigurnost

Visoki stupanj sigurnosti koji osigurava potpunu kontrolu nad pravima pristupa informacijama i sadržaju te umanjuje financijske i poslovne rizike.

Pravovremenost

Centralizirani i pravovremeni pristup informacijama štedi vrijeme te povećava produktivnost i učinkovitost procesa.

Efikasnost

Visoka efikasnost ljudskih i prostornih kapaciteta u Pismohrani.

Dostupnost

Pametno pretraživanje koje čini dokumente i informacije brzo dostupnima.

Prilagodljivost

Visoki stupanj prilagodljivosti specifičnim potrebama organizacije kao živog sustava koji se konstantno razvija.

Pravilnost

Pravilno i redovito praćenje rokova čuvanja, izlučivanja i dostave gradiva nadležnom tijelu gradiva.

Multifunkcionalnost

Omogućava upravljanje fizičkim i digitalnim gradivom.

Stabilnost

Osigurava temelj za stabilnost posla očuvanja prošlosti, danas i za budućnost.

 

Pismohrana uspostavlja digitalizaciju i digitalnu transformaciju poslovanja.

Korištenjem Pismohrane osigurat ćete svojoj organizaciji ispravnu evidenciju, čuvanje i izlučivanje gradiva, pravovremenu dostavu gradiva nadležnoj ustanovi, pratiti najviše standarde, propise i norme, smanjiti potrebu za fizičkim arhivama, minimalizirati mogućnosti gubitka i uništenja vrijedne građe.

Prednosti Pismohrane

Pismohrana

Za upravu

⦁ Jasna dodjela odgovornosti
⦁ Zaštita informacijske vrijednosti i smanjenje rizika od gubitka gradiva
⦁ Smanjenje manipulativnih troškova rada s gradivom
⦁ Osiguranje sukladnosti sa zakonskim okvirima te strukovnim normama i standardima
⦁ Integracija i pohrana elektroničkog gradiva u bilo koji postojeći DMS sustav

Za djelatnike

⦁ Jednostavnija evidencija i manipulacija gradivom korištenjem dodatnih tehnologija (npr. RFID tehnologije)
⦁ Olakšano izvještavanje nadležnog arhiva
⦁ Podržano čuvanje gradiva u sređenom stanju upareno sa stavkama Posebnog popisa
⦁ Olakšan odabir i izlučivanje gradiva
⦁ Kolaboracija s korisnicima gradiva
⦁ Kontinuirano praćenje kolanja gradiva

Zašto Omega Software?

Omega Software svojim klijentima nudi cjelovita, stabilna i pouzdana poslovna informacijska rješenja. Praćenjem tehnoloških trendova i stalnim stručnim usavršavanjem, našim korisnicima omogućujemo transformaciju tehnoloških mogućnosti u poslovnu stvarnost. Isključivi fokus na razvoj i implementaciju poslovnih informacijskih sustava te strateška partnerstva sa drugim vodećim informatičkim tvrtkama, garancija su da Omega Software ima iskustva, znanja i snage za realizaciju i najzahtjevnijih projekata.