Evidencija, organizacija i kontrola dokumenata
Pismohrana je suvremeno, cjelovito i sveobuhvatno rješenje za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom i procesima.
Pismohrana je u potpunosti usklađena sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, dok su podaci u Pismohrani oblikovani prema Međunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva ISAD(G) i Međunarodnoj normi arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji ISAAR(CPF). Nositelj je certifikata ISO 15489 koji jamči sukladnost i poštivanje najboljih svjetskih normi i praksi postavljenih na sustave i procese za upravljanje dokumentacijom i popratnim procesima i rokovima.
Pismohrana omogućava:
Digitalizaciju upravljanja gradivom
Optimizaciju upravljanja gradivom
Standardizaciju upravljanja gradivom
Kontrolu pristupa, pregleda, rada po gradivu
Praćenje pristupa gradivu
Značajke pismohrane
Sigurnost
Visoki stupanj sigurnosti koji osigurava potpunu kontrolu nad pravima pristupa informacijama i sadržaju te umanjuje financijske i poslovne rizike.
Pravovremenost
Centralizirani i pravovremeni pristup informacijama štedi vrijeme te povećava produktivnost i učinkovitost procesa.
Efikasnost
Visoka efikasnost ljudskih i prostornih kapaciteta u Pismohrani.
Dostupnost
Pametno pretraživanje koje čini dokumente i informacije brzo dostupnima.
Prilagodljivost
Visoki stupanj prilagodljivosti specifičnim potrebama organizacije kao živog sustava koji se konstantno razvija.
Pravilnost
Pravilno i redovito praćenje rokova čuvanja, izlučivanja i dostave gradiva nadležnom tijelu gradiva.
Multifunkcionalnost
Omogućava upravljanje fizičkim i digitalnim gradivom.
Stabilnost
Osigurava temelj za stabilnost posla očuvanja prošlosti, danas i za budućnost.
Pismohrana uspostavlja digitalizaciju i digitalnu transformaciju poslovanja.
Korištenjem Pismohrane osigurat ćete svojoj organizaciji ispravnu evidenciju, čuvanje i izlučivanje gradiva, pravovremenu dostavu gradiva nadležnoj ustanovi, pratiti najviše standarde, propise i norme, smanjiti potrebu za fizičkim arhivama, minimalizirati mogućnosti gubitka i uništenja vrijedne građe.
Prednosti Pismohrane
Za upravu
⦁ Jasna dodjela odgovornosti
⦁ Zaštita informacijske vrijednosti i smanjenje rizika od gubitka gradiva
⦁ Smanjenje manipulativnih troškova rada s gradivom
⦁ Osiguranje sukladnosti sa zakonskim okvirima te strukovnim normama i standardima
⦁ Integracija i pohrana elektroničkog gradiva u bilo koji postojeći DMS sustav
Za djelatnike
⦁ Jednostavnija evidencija i manipulacija gradivom korištenjem dodatnih tehnologija (npr. RFID tehnologije)
⦁ Olakšano izvještavanje nadležnog arhiva
⦁ Podržano čuvanje gradiva u sređenom stanju upareno sa stavkama Posebnog popisa
⦁ Olakšan odabir i izlučivanje gradiva
⦁ Kolaboracija s korisnicima gradiva
⦁ Kontinuirano praćenje kolanja gradiva
Zašto Omega Software?
Omega Software svojim klijentima nudi cjelovita, stabilna i pouzdana poslovna informacijska rješenja. Praćenjem tehnoloških trendova i stalnim stručnim usavršavanjem, našim korisnicima omogućujemo transformaciju tehnoloških mogućnosti u poslovnu stvarnost. Isključivi fokus na razvoj i implementaciju poslovnih informacijskih sustava te strateška partnerstva sa drugim vodećim informatičkim tvrtkama, garancija su da Omega Software ima iskustva, znanja i snage za realizaciju i najzahtjevnijih projekata.